Sicheres FAXen in Zeiten der DSGVO

Wer geglaubt hat, das FAX sei tot und in Zeiten der DSGVO würden auch noch die letzten „Überlebenden“ dahingerafft, hat sich vermutlich geirrt.

 

Wenn es darum geht, personenbezogene Daten oder auch sensible Daten zu übermitteln, ist das FAX in bestimmten Fällen immer noch zu bevorzugen. Vor allem, wenn es wenige Seiten sind oder eher seltenen vorkommt. Hier lohnt es meist nicht, entsprechende elektronische Verschlüsselungsmethoden oder gar ganze Workflows aufzusetzen, denn ein FAX löst diese Aufgabe schneller und einfacher.

 

Nichtsdestotrotz ist auch beim FAXen für die entsprechende Sicherheit und Rechtskonformität zu sorgen. Vor allem ist hier das Gesundheitstelematikgesetz (GTelG 2012 §27) und die DSGVO Art. 32 zu beachten.

 

Folgende praktische Umsetzungstipps helfen, die gesetzlichen Auflagen zu erfüllen:

 

  • Sollte es einen relativ einfachen und sicheren alternativen Übertragungsweg geben, so ist dieser dem FAX vorzuziehen.
    Hier ist z. B. ein verschlüsselter Anhang zur Email eine gute Alternative. (Mehr dazu im nächsten Newsletter).
  • Für der Empfänger, die dem Absender nicht schon bekannt sind, oder noch keine FAX-Routine mit diesen bestehen, ist es sehr ratsam, sich die Sicherheit und Konformität zu den oben genannten Gesetzen vom Empfänger vorab bestätigen zu lassen.
    Am besten per FAX und unterfertigter Rückübermittlung. (siehe Musterformular)
  • Um sicher zu gehen, dass der Empfänger direkt erreicht wird, kann bzw. sollte das FAX vorab per Telefonat angekündigt werden.
  • Um Fehler bei der FAX Nummer des Empfängers zu vermeiden, sollte diese am besten mit einem eindeutigen und unverwechselbaren Namen am FAX Gerät fix gespeichert sein.
  • Das FAX Protokoll ist auf alle Fälle aufzubewahren, um im Falle eines Fehlers entsprechend reagieren zu können.

 

Mit diesen praktischen und einfach umzusetzenden Tipps ist auch das FAXen so sicher wie möglich.

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